Unsere Story

Wie alles
begann

Anfang 2019 haben wir an der privaten Uni 'Munic Business School' die Ausbildung zum zertifizierten Business Coach begonnen.
Es gibt eine Unmenge an verschiedenen Ansätzen, Konzepten und auch Ideologien in der Coaching Ausbildung.
Für uns stand jedoch die wissenschftliche Orientierung der Ausbildung im Vordergrund. Wir wollten verschiedene Coachingansätze kennen lernen um dann entscheiden zu können, was uns jeweils persönlich anspricht.

Ein weiterer Aspekt, der für die Ausbildung an der MBS sprach, war die sehr umfangreiche Praxisausbildung in Triaden und im Live-Coaching.
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Zertifizierter Business Coach - und jetzt?

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Im Rahmen der Ausbildung zum Business Coach musste jeder Teilnehmer eine Präsentation des persönlichen Coaching Konzeptes vorstellen.
Das war die Geburtsstunde unserer Geschäftsidee: Lösungen auf die dramatischen Veränderungen hervorgerufen durch VUCA, Generationenwechsel, Wertewandel und schließlich Digitalisierung zu entwickeln.
Das Besondere unserer Lösungen ist die Kombination der jeweiligen Vorteile aus Business Coaching, Consulting und Technologie. Ergänzt um unsere individuellen beruflichen Lebenserfahrungen.
 

Unsere verteilte
Konzeptarbeit begann

Anfang 2020 hatten wir dann nach bestandener Prüfung das Zertifikat zum Business Coach, MBS in der Tasche.
Die ersten Videokonferenzen und Planungen für Meetings begannen.
Und dann machte uns Covid-19 einen Strich durch die Rechnung. Die Grenzen zur Schweiz, in der ein Kollege wohnt, waren dicht.
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Die Teckies unter uns setzten eine Videokonferenzplattform auf

Wir begannen uns mit Teams von Microsoft zu organisieren und Videocalls anstelle Meetings zu managen.
Technisch klappte das erstaunlich gut. Lediglich mit der Mobile-Anbindung und der Trennung von anderen Microsoft Business-Accounts gab es anfangs etwas Probleme.
Wir hatten in den ersten 10 Wochen mindestens 4 Videokonferenzen pro Woche.
Da viel einiges an Protokollen, Dokumentationen, Ideen, Skizzen, Brainstormings und Präsentations-Dokumenten an.

Die ersten Herausforderungen tauchten auf

Trotz, oder vielleicht gerade wegen (?), OneNote und Dokumentenablage wurde die Informationsflut zusehends unübersichtlich. Unerwünschte Parallelarbeiten nahmen zu. Und damit nahm die Motivation in unserem Team zusehends ab.
Die Zeiten, der Abstimmung und Orientierung nahm in den Videokonferenzen einen immer größeren Anteil ein.

Es musste dringend eine Lösung her, um unser Projekt nicht zu gefährden!

Unser Groupwarespezialist fand die umfassende Digital Office Lösung
für uns

Die mega Herausforderung war es, Struktur, Transparenz und Nachvollziebarkeit in unsere verteilte Arbeit zu bekommen.
Wir haben uns für eine Cloudlösung entschieden, die uns entsprechend softort zur Verfügung stand.
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Unser Groupware-Spezialist übernahm ...

Nach kurzer Einarbeitung und Enablement durch den Hersteller war unser Groupwarefachmann mit der neuen 'Digital Office' Plattform soweit vertraut, dass die ersten Strukturen für unser Zusammenarbeit bereitstanden.
Jetzt bekamen alle Teammitglieder Einladungs-Mails mit den Accounts für unser neues 'Digital Office'.
Die Resonanz auf das Look and Feel der neuen Lösung war durchweg positiv. Die jeweiligen persönlichen Aktivitäten auf der Plattform waren anfangs jedoch durchwachsen.

Die nächste
Herausforderung ...

Wir haben schnell gelernt, dass auch die intuitivste Plattform kein Selbstläufer ist. Auch nicht in unserem Fall. Obwohl wir doch alle neuen Arbeitsformen offen gegenüber stehen.
Es brauchte unbedingt eines Moderators, der das Team motiviert und mit Förderung und Unterstützung jedem Einzelnen zur Seite steht.
Zudem brauchte es einer gemeinsamen Vereinbarung, wie mit der Plattform gearbeitet werden soll, wie die Tools genutz werden und welche gegenseitigen Erwartungen und Rollen wir einnehmen.

'Digital Office' ist nun eine unverzichtbare
Lösung für uns

Die Mega-Herausforderung war es, Struktur, Transparenz und Nachvollziebarkeit in unsere verteilte Arbeit zu bekommen.
Wir haben uns für eine Cloudlösung entschieden, die uns entsprechend sofort zur Verfügung stand.
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Was ist mit 'Digital Office' anders?

Am auffälligsten ist, dass wir mit der Einführung unseres 'Digital Offices' keine Mail mehr versendet haben.
Nur das System sendet noch Notifications per Mail.

Ein riesiger Nutzen ist, dass alles an dem oder mit dem wir arbeiten auf einer einzigen Plattform zusammengefasst ist.
Für mich ist die mobile Lösung ein zusätzlicher Segen. Mir kommen die besten Ideen beim Mountainbiken oder Wandern und früher waren die meisten Ideen schon wieder vergessen bis ich wieder daheim an einem PC gesessen war ... das ist jetzt anders!
Mit der übergreifenden Recherchemöglichkeit findet sich alles wieder. Von der Idee bis zu Inhalten in Dokumenten und Präsentationen. Die nichtssagenden Dateiablagen sind Vergangenheit.
Wir verzichten ganz bewusst auch die Nutzung anderer Apps.

Wie hat sich unsere Teamarbeit verändert?

Die Anzahl der Videokonferenzen hat sich reduziert. Wenn wir Videokonferenzen aufsetzen, sind alle deutlich besser informiert. Der zeitliche Anteil für Updates ist merklich gesunken.
Es gibt mehr Zeit für Zwischenmenschliches ... .
Mittlerweilen haben wir auch mehr Interaktionen, Ideen, Weiterentwicklungen und Finalisierungen, die ausschließlich im 'Digital Office' realisisert werden. Manchmal unterstützt durch ein kurzes Telefonat oder einen Chat.
Wir nutzen die interne Verlinkung von Inhalten aller Art, um noch merh Transparenz zu schaffen und Entscheidungswege nachvollziehen zu können.
Und trotzdem haben wir die strategischen Meilensteine unserer gemeinsamen Arbeit in gemeinsamen Präsenz-Workshops erarbeitet.
Das waren für uns immer kleine Highlights der Zusammenarbeit. Für Teamzusammenhalt und viel persönliches einfach unerlässlich.
Und nachdem nicht immer alle in den einzelnen Workshops dabei sein konnten, haben wir jeweils die Vorbereitung, Durchführung, Ergebnispräsentation und Nachbereitung aller unserer Workshops im 'Digital Office' realisiert. Zumindest informell war so niemals ein Teammitglied ausgeschlossen.

Die wichtigsten Erkenntnisse

  • Videokonferenzen halten die Kommunikation in verteilten Teams aufrecht
  • sie müssen durch eine umfassende Lösung, die die verschiedensten Arbeitsformen in einem New Modern Work Konzept vereint (Office, Home Office, Mobile Work, Travel, ...) ergänzt werden - möglichst ohne Medienbrüche
  • das Gesamtkonzept braucht klare Zielsetzungen, KPIs und Wirkanalysen, die mit den betroffenen Führungskräften und Mitarbeitern entwickelt bzw. abgestimmt worden sind
  • Führungskräfte werden zu Begleitern und Enablern - neue Führungskompetenzen - Soft Skills sind dazu erforderlich. Methoden zum Beispiel aus dem Business Coaching bieten sich u. E. an
  • es braucht interne Multiplikatoren und Moderatoren, die Hilfe zur Selbsthilfe in der Methodenanwendung geben - entsprechende Soft Skill und ein korrespondierendes Growth Mindset in Gesamtteam sind dazu erforderlich
  • um Generationen- oder Wertekonflikten vorzubeugen, ist eine Implementierung der unterschiedlichen Geschwindigkeiten denkbar
  • Mitarbeiter müssen wissen, welche Erwartungen mit der Digital Office Lösung verbunden sind - was ist gewünscht, erlaubt, nicht so gerne gesehen und nicht erlaubt?
  • Digital Office ist alternativlos auf dem Weg zu einer agilen, lernenden Organisation - Stillstand ist Rückschritt und führt zu Wettbewerbsnachteilen
  • ein Digital Office Konzept ist in unser REDO Produkt integriert
  • unsere jetzt gemachten eigenen Erfahrungen haben unsere Kunden-Projekt-Erfahrungen bestätigt und bilden die Grundlage unserer beiden Lösungen REDO und RETHINK

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